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February 13, 2024

如何利用任務管理系統提高飯店員工留任率

Building the right tech stack is key

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What to consider when choosing the right tech stack?

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What tech stack do we use at Techly X?

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就像是很多飯店大廳入口都有的旋轉門一樣,新進人員的任期都變短了,幾乎進門不久後,轉個身就離職了。

低靡的留任率不僅僅只是檯面數據。從招聘到培訓,飯店對每個新進員工都投入了大量資源。新員工一旦辭職,企業的這些投資等於打水漂。而且通常在為飯店帶來經濟效益之前,員工就離開飯店了。 

員工的流失會對業務造成很大的影響,飯店會虧損,而且營運和服務客人的重要崗位將會沒有人值守。雖然飯店高層可能有時會認為人才流失是很抽象的問題,不是他們所能控制的,但實際上他們可以透過使用更好的科技,提高員工留任率。 

Aiello 的 TMS Pro 這種任務管理系統尤其能夠減少人才流失。 

減少飯店員工過勞的倦怠感

根據研究顯示,10% 的人力資源主管認為,每年約一半的員工離職是因為職業倦怠所導致的。作為對員工團隊瞭如指掌的領導者,他們深知員工離職的原因。他們認為疲憊、壓力和其他職業倦怠徵兆是導致員工離職的原因,且這樣的推論背後通常有強大的證據支持。 

值得慶幸的是,職業倦怠並非無可避免,這樣的問題可以靠配置完善的任務管理系統解決。透過在單一平台上集中所有的任務,部門主管可以確保任務被公平分配。主管分派任務,接著持續追蹤任務進度,以避免員工為了減少工作量而推卸責任。 

除了掌握每項任務,飯店主管還能透過深入的數據分析去了解團隊的表現。他們可以查看誰完成最多任務、任務所需時間,以及任務完成的情況是否存在異常。

任務管理平台能以全面和微觀的角度發現問題,確保任務被平均地分配。公平分配能降低職業倦怠感,進而減少人員流失。 

將官僚文化翻轉為創新文化 

大多數飯店的任務管理方式都很傳統與官僚。以許多連鎖飯店都採用的記事本系統(有時甚至只是紙條或是牆面上的一個白板)為例,員工必須記下任務(如客人的要求),然後找到合適的同事去執行(如廚房員工)。如果該任務與其他員工還有關聯,就還要重複相同的步驟,反反覆覆。 

這種傳統系統也導致了員工流失,因為其耗費精力,助長有毒文化。這其實可以被理解,因為沒人進入飯店業,只是為了成為一個優秀記錄員。值得慶幸的是,任務管理系統的實踐將有助於減少這種繁文縟節。 

由於任務可以集中分配,員工不再需要來回溝通要求的枝微末節,所有細節在平台上被鉅細靡遺地記下來了(他們甚至可以拍照,進一步簡化溝通!)。同樣,他們不用再為了和同事更新進度或和主管報告,而被迫中斷工作,所有人都能直接在系統上看到任務的狀態。 

簡而言之,員工可以更專注在提振士氣的事情,而不是消耗心力的事。他們可以更集中精神,盡其所能做好本職工作。 

恪守飯店的核心使命與願景

雖然飯店不是致力於社會公益的組織,但他們仍肩負著使命:為客人提供優質的住宿和服務。每個任職於飯店業的員工,無論隸屬哪個部門,都希望能滿足客人的需求,包含客房和設備的清潔程度、餐飲的口味、或設施的品質。

不幸的是,如果飯店員工分心於冗余的任務管理或不必要的行政工作,就會偏離服務客人的核心使命。多項研究表明,員工與其工作目標脫節時,就更可能辭職。 

讓這些員工重新獲得參與感的最好辦法,就是使用像 TMS Pro 這種任務管理平台。當飯店主管和員工間更有效率的分配任務、匯報、追蹤狀態及彼此溝通,就能把時間盡可能的保留給客人。 

禮賓接待員可以尋找機會為客人提供升等和其他額外獎勵;水療中心或健身房的員工可以提供更高品質的服務,讓客人備感關心;廚房員工可以更專注在擺盤,提供視覺饗宴。 

這些例子可能不盡相同,但都強調一個關鍵:簡化任務管理後,飯店員工可以有無窮盡的方法提供更好的服務。增加和客人的互動,可以更強化作為飯店業者的使命,提供成就感,並將離職的可能性降到最低。

減少人才流失的長遠策略 

減少人才流失的策略或計劃大多是短期的權宜之計。例如主管和人資團隊可能會針對表現良好的員工單次加薪、提供新福利,如個人免費住宿、每月或每季表揚計畫。 

這些努力無疑可以提升員工的留任率,但只會帶來一次性的提升。一旦員工習慣了新的方案會逐漸無感,本質上的問題沒有被解,低留任率的問題仍會重來一次。解決人才流失的最好辦法,就是建立一個高效率的任務管理系統。 

這種系統將有助於最大限度減少可能導致人才流失的所有因素,例如職業倦怠、官僚主義的工作流程和文化、與職業目標的偏離。任務管理系統可以注入新的活力、簡化作業流程,讓員工有更多時間專注在服務客人。有了這些改變,員工不僅會在飯店留任更久,也更會樂於工作,且這種工作態度無疑會傳遞到客人身上。 

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