August 9, 2023

從紙筆轉向平台：Aiello TMS是飯店任務管理的下一步

Building the right tech stack is key

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What to consider when choosing the right tech stack?

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What tech stack do we use at Techly X?

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雖然現在很多飯店已經讓客房變得很智能，有智能電視和語音控制等，但他們的後勤操作還是相當老套。有些飯店還在用對講機來管理任務，還有一些人在用筆記本記錄事情。有些飯店升級到像LINE或Telegram這樣的消息應用，但效果並不太好，畢竟它們並不是為了處理客人需求而設計的。

對於這些過時或不太合適的工具的依賴可能會引起混亂，最終影響客人的體驗。因為這些工具需要大量手動操作，所以飯店員工需要更長時間來滿足客人的需求。有些請求甚至可能被完全忽略，因為這些工具很難將已經完成的事項和待處理的事項區分開。還有些請求可能會被處理錯誤（比如，請求額外的毯子的客人可能會誤收到額外的床單），因為員工可能會誤讀同事的筆跡或聽錯他們的話。

對於飯店來說，更好的任務管理解決方案是使用專為旅宿業設計的數字平台。比如，有一個叫做Aiello TMS Pro的解決方案，它為使用它的飯店提供了一些很大的優勢。

飯店更靈活且提高生產力

Hotel Housekeeping Staff — Source: Pexels

使用傳統的工具，比如對講機、紙筆和即時通訊軟體員工只能做兩件事：記下任務細節和請求，然後進行溝通。相比之下，數位工具提供更多精細的功能。以Aiello TMS Pro為例，管理者可以為所有飯店員工分配、管理和監控任務。飯店可以根據他們獨特的需求完全自訂工作流程，使用模板庫作為參考。

這些高級功能可以轉化為更高的靈活性和生產力。舉例來說，如果顧客需要毛巾，飯店可以立刻指派一名可用的房務人員，追蹤任務進度，如果需要更多協助，就會升級給經理。這樣任務執行會更加高效和精確。

有了TMS和標準操作程序（SOP），甚至從人才角度來看也是有益的。大多數飯店在招聘、培訓和保留員工方面都遇到困難，尤其是在像日本這樣面臨勞動力短缺的市場。有了TMS，飯店可以節省資源：他們可以花更少時間培訓，每100間客房可以節省一名員工的營運工作。

飯店透過數據改善決策的能力

使用像對講機或即時通軟體這樣的傳統工具，飯店的管理層無法從中獲得有價值的數據，只能依賴直覺。他們可能感覺Joe在處理請求方面比Jane更有效率，但無法確定的是，他們也可能認為顧客需要某種特定的設施或服務，但同樣無法實踐這種需求。

然而使用數位軟體，飯店的管理層可以獲得前所未有的深入洞察。以Aiello TMS Pro為例，飯店可以獲得有關員工和顧客的各種數據分析，這有助於改進戰略決策。如果顧客經常詢問健身房是否在晚上11點開放，飯店可能會考慮延長營業時間。如果某位接待人員的表現遠遠優於其他人，飯店也可能會提拔他，讓他指導其他人提高工作效率。

這只是兩個例子，說明了飯店可以透過更多數據來改善營運。當飯店的管理層獲得了以前可能遺失的數據時，他們可以更準確地預測顧客的需求和員工的需求。換句話說，更多數據等於更好的決策，這就是數位轉型的最終目標：使業務在每一天、每一個決策中都變得更好。

飯店在顧客服務方面增強企業文化

工具會影響飯店的文化。這一事實在那些基於對講機、紙筆或即時通訊軟體的系統中特別明顯，這些系統主要依照由上而下的溝通方式：經理透過對講機發出指示，員工就必須照辦。

這樣的體系會有問題，因為它將所有決策權都集中在管理層手中。如果一位經理未能察覺到問題，員工可能就不會處理它。相反，即使一名員工發現了問題，他們也可能等待上級的指示。簡單來說，這些系統剝奪了員工的主動性，使他們無法將飯店定位在以顧客為中心並也很難取得成功。

與此相反，數位軟體透過多種功能賦予了員工更大的權力。在Aiello TMS Pro中，房間和任務可以由系統自動分配，管理層可以安排未來的任務並查看團隊的工作計畫。儘管這些功能可能看似微不足道，但它們共同減少了對管理的需求。舉例來說，管理層可以透過查看團隊行程表模組來簡單地監控團隊的工作，而不必手動詢問工作進度。

由於管理層和員工之間的行政往來減少了，員工有更多時間專注於最重要的事情：服務顧客。飯店員工可以更自主地執行請求，這樣可以更好地照顧顧客。這種自主權是區別飯店和那些必須遵循冗長的命令鏈和來回工作流程的飯店之一的關鍵因素。

想要轉變就趁現在！

飯店需要重新思考如何改進他們的技術設施，以更好地滿足顧客的需求。這樣做的飯店會發現，透過採用像Aiello TMS Pro這樣的專業軟體，可以一舉改善他們的營運。

透過使用Aiello TMS Pro，飯店不僅有助於自身，也能提升給最終用戶的服務。由於TMS帶來更高效、靈活的工作方式，顧客可以享受到更快速的回應和更快捷的服務。TMS提供的數據分析也讓顧客體驗到更貼心的設施、功能和服務。最後，由於TMS賦予飯店員工更多主動權，顧客可以在最需要的時候立即獲得幫助。