TMS

January 24, 2024

如何運用任務管理平台完善團隊合作,進而優化飯店作業流程

Building the right tech stack is key

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How to choose the right tech stack for your company?

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What to consider when choosing the right tech stack?

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What are the most relevant factors to consider?

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What tech stack do we use at Techly X?

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大多數人不會將團隊合作的概念把傳統產業或是飯店聯想在一起。人們普遍認為,管理營運飯店是一成不變的,比起創新產業,營運飯店幾乎不需要團隊合作。

然而,飯店從業者能告訴你,事實並非如此。協作和團隊合作其實是飯店業的核心精神。沒有這些特質,飯店服務將會崩塌,客戶將會看到不同部門各自為政的糟糕局面。 

客房服務將會延遲,維護人員忘記處理大廳可怕的髒污,前台無法安撫不滿的顧客。這些看似個別部門的失誤,其實是團隊之間深層合作崩塌的表現。 

技術性問題可以被技術性地解決:Aiello 的任務管理平台 (Task Management System, TMS Pro) 能夠促進整個飯店的團隊合作,提高生產力。 

跨部門工作流程中心化

許多飯店業都以跨部門整合為榮,但其實方向是錯的。飯店不需要在部門之間建立複雜的橋樑,這對解決問題的幫助微乎其微。 

飯店需要的是能真正集中處理所有任務的平台。以深夜客人的點餐需求為例,有了 TMS Pro,前台可以直接透過平台取得需求,通知廚房,廚房完成後再進一步交給客房部進行配送。在這個工作流程的任何一個節點,前台和飯店管理者都可以即時地確認任務進度。

https://youtu.be/BaRfTnadT74

TMS Pro 還有其他附加特色,使其成為跨部門合作的最佳選擇。首先是多媒體。不像對講機或紙筆一樣抽象,使用者可以拍照,例如出現髒污的位置。這項功能讓員工省下口頭解釋的麻煩。俗話說,有圖有真相,一圖勝千言。 

其次是安排任務的功能。飯店管理者可能會想對未來的任務進行排程,例如有個名人為了避免大廳產生騷動,可能會在特殊時段辦理入住手續,這項任務就可提前指派給前臺,他們即可提前規劃,妥善執行。 

https://youtu.be/w63qUVbgeBQ

整個飯店的合作是否成功取決於集中化的工作流程管理,且最好是能透過多媒體和任務調度加以強化。

驅動更聰明的協作與團隊合作 

多數飯店的軟體供應商都聲稱他們能協助飯店實現「數據驅動」。然而,當潛在客戶深入瞭解這個方案時,可能會發現跟現實有差距。 

或許這些軟體確實提供了數據,但對營運並沒有任何用處。這類的資料只會適得其反,干擾決策過程。舉例而言,提供使用者登入多久時間的數據。雖然這可能可以用來評估是技術接受程度,但代表意義相對模糊,軟體其實能提供更好、更聚焦的指標。 

正確的解方要能提供與營運相關的明確數據。舉例而言,TMS Pro 提供兩個重要指標,首先是實行時間分析,即每項子任務所花費的時間,包含實際工作時間。例如客房服務的工作流程,飯店方可以知道,花費最長時間的其實不是烹煮,而是遞送。辨識出這一瓶頸有助於改善營運決策。飯店可能會希望在尖峰時段(如用餐時間)安排更多值班服務人員。 

有些任務出現異常狀態, TMS Pro 更提供了異常率的詳細說明。例如,某項維護任務所花費的時間遠遠超過其他同類任務,標示出此異常可以幫助飯店改善解決方案。一項異常冗長或延誤的任務可能表示員工訓練不足,需要更多指導才能高效地履行核心職能。 

飯店選擇軟體時,不應一味地偏重數據,而應該重視可操作的數據。 

記錄重要對話,強化個人和團隊的責任感 

當錯過了任務的期限或漏掉某項任務,業界常見的說法是掉球了 ("It fell through the cracks."),意思是這件事被忽略或忘掉了。英文原意在為個人開脫責任,將錯誤歸咎於喧擾的工作環境。

但這句話其實是錯的,任何截止日或任務都不該被忽略,團隊只是忽略了該負責的人。究其原因,是文件記錄不夠完善,例如飯店高層無法指出誰是負責裝飾蜜月套房的人。 

TMS Pro 可以協助改善文件紀錄,提高工作效率。只要知道自己該負的責任,人們就不再鬆懈,不再讓任務延宕。TMS Pro 整合多種技術,包含語音協作平台 Vocol.ai。 

Vocol.ai 提供重要對話的逐字稿,例如飯店人員和潛在客戶之間的對話。Vocol.ai 也提供對話的摘要以及生成的待辦事項。飯店方可以利用這些文件找到溝通隱患。例如飯店人員可能常忘記試著向客戶推銷更高價的套房,管理人員可以透過回饋和訓練修正這些問題。 

團隊合作可以實現夢想? 

每個飯店都希望提高協作能力,但可能用錯方法了。他們常強調凝聚團隊的活動、口號等,甚至偶爾舉辦協作專家的工作坊。

雖然每項工具都有其用武之地,但飯店能發揮最大效益的方法是使用正確的技術。技術作為飯店營運的基礎,明智地選擇軟體可以為飯店帶來直接可見的價值。 

Aiello 的 TMS Pro 即為一例。這種解方可以利用任務管理來集中工作流程,透過如時間分析等相關指標來改進決策,甚至透過結合 Vocol.ai 加強文檔紀錄完整性,進而增強增任感。 

簡而言之,好的技術等同於團隊合作。有了 TMS Pro,飯店將獲得更高效、更敏捷、合作更順暢的團隊。 

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