Pojchara LerthatasilpAiello Inc. Marketing Assistant
การลดจำนวนสายโทรศัพท์ที่โทรเข้าแผนกต้อนรับลง ยังคงเป็นอุปสรรคสำหรับผู้ประกอบการโรงแรมส่วนใหญ่อยู่เรื่อยมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงนี้
ช่วงไฮซีซั่นใกล้เข้ามาแล้ว และปริมาณนักท่องเที่ยวขาเข้ากำลังค่อยๆทยอยกลับเข้าสู่ช่วงก่อนเกิดโรคระบาด แต่จำนวนพนักงานนั้นยังคงขาดแคลนหรือไม่เพียงพออยู่
ในสถานการณ์ที่ไม่เป็นใจ มีคำถามจากผู้เข้าพักถามเข้ามาไม่หยุด และทีมงานของคุณไม่สามารถเพิกเฉยต่อคำถามเหล่านั้นได้ ทำให้ไม่สามารถเลือกได้ว่าคำถามใดสำคัญกว่าจึงอาจส่งผลให้ลืมส่วนที่เหลือหรือส่วนที่สำคัญไปได้
เป้าหมายของคุณในฐานะผู้ประกอบการคือเตรียมการบริการ การนำเสนอและการจัดการที่สูงกว่าความคาดหมายของผู้เข้าพักอยู่เสมอ และเมื่อพนักงานต้อนรับของคุณต้องเผชิญกับคำถามเรื่องต่างๆอยู่ตลอดเวลา คุณภาพการให้บริการของคุณก็จะลดลง นอกจากนี้ ยังส่งผลให้โรงแรมของคุณเสี่ยงต่อการได้รับรีวิวในเชิงลบ และคงไม่ต้องกล่าวถึงความตึงเครียดที่พนักงานของคุณจะต้องเผชิญ
การแก้ไขปัญหาด้านนี้จะช่วยลดความเหนื่อยล้าและเติมความสุขให้กับพนักงานขณะปฏิบัติงานมากขึ้น และทำให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญมากกว่า: การให้บริการที่มีคุณภาพสูงขึ้น
ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดสายที่โทรเข้าสู่แผนกต้อนรับด้วยทรัพยากรที่จำกัด และการทำงานที่เต็มประสิทธิภาพ:
สารบัญ:
1. เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการงานและบริการรูมเซอร์วิส
เหตุผลทั่วไปที่ผู้เข้าพักโทรหาแผนกต้อนรับคือเพื่อขอรูมเซอร์วิส ซื้อการอัปเกรด หรือสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม ทุกครั้งที่ผู้เข้าพักต้องการรูมเซอร์วิสหรือจองโต๊ะอาหารของคุณ แต่พวกเขาไม่สามารถทำได้สำเร็จ นั่นหมายถึงรายได้พิเศษกำลังหลุดลอยไปจากมือของคุณ
การมีโซลูชันที่ช่วยให้ผู้เข้าพักของคุณสามารถซื้อสินค้าได้ด้วยตนเอง จะลดจำนวนการโทรเข้าและทำให้คุณมีโอกาสในการสร้างรายได้เพิ่มเติมมากขึ้น โดยผู้ช่วยอัจฉริยะ แท็บเล็ต แอปพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ และโซลูชัน IPTV ที่สามารถมอบบริการรูมเซอร์วิสอัตโนมัติในระดับต่างๆ เมื่อแขกอยู่ในห้องพักของตน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกใช้โซลูชันที่ส่งเสริมต่อการปฏิบัติงานของทีมงานของคุณ คำถามหรือคำขอต่างๆที่ถูกส่งเข้ามา ได้รับการแบ่งและแจกแจงงานเหล่านี้ไปยังแผนกต่างๆที่รับผิดชอบแบบเรียลไทม์ เพื่อให้พวกเขาสามารถให้บริการได้อย่างฉับไวและดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ทำให้ผู้เข้าพักรู้สึกว่าสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างง่ายดาย (มากๆ) ในเรื่องต่างๆ
หากมีข้อผิดพลาดหรือมีบางอย่างใช้งานไม่ได้ อาจทำให้ผู้เข้าพักรู้สึกไม่พอใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาถูกปล่อยให้รอนานและไม่สามารถบอกปัญหาที่ตนพบได้
ผู้เข้าพักของคุณควรสามารถสื่อสารกับพนักงานโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่จำเป็นต้องโทรหาแผนกต้อนรับ การมีช่องทางให้แสดงความคิดเห็นที่ชัดเจนด้วยระบบดิจิทัลที่ผู้เข้าพักสามารถใช้งานได้ การมีระบบส่วนกลางสำหรับการจัดการความคิดเห็นและข้อร้องเรียนก็เป็นขั้นตอนสำคัญในการหลีกเลี่ยงการโทรหาแผนกต้อนรับโดยไม่จำเป็น ยิ่งไปกว่านั้น การรวมความคิดเห็นของผู้เข้าพักไว้ในแพลตฟอร์มเดียว จะช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดสามารถปรับปรุงเพื่อเพิ่มความพึงพอใจของผู้เข้าพักได้
สรุปแล้ว เมื่อผู้เข้าพักได้ให้ฟีดแบคมา พวกเขาก็ต้องการเห็นผลลัพธ์ ความเปลี่ยนแปลงหรือคำตอบ ดังนั้นแล้วฟีดแบคของพวกเขามีสำคัญมาก จะต้องได้รับการตอบสนองอย่างเหมาะสมอยู่เสมอ
3. การจัดการกับคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ด้วยระบบอัตโนมัติและแนะนำข้อมูลโรงแรมด้วยระบบดิจิทัล
ไม่ว่าจะเป็นช่วงก่อนเข้าพักหรือระหว่างการเข้าพัก ผู้เข้าพักมักจะโทรหาแผนกต้อนรับเพื่อถามคำถามเกี่ยวกับสถานที่ สิ่งอำนวยความสะดวก ขอคำแนะนำ หรือสอบถามเกี่ยวกับการเดินทาง
หากพบคำถามเหล่านี้อยู่บ่อยครั้ง นั่นหมายความว่าคุณสามารถเตรียมคำถามและคำตอบล่วงหน้าไว้ในช่องทางที่ผู้เข้าพักสามารถค้นหาได้ง่าย ดังนั้นพวกเขาจึงไม่จำเป็นที่จะโทรไปถามที่แผนกต้อนรับ นี่จึงเป็นโอกาสที่ดีสำหรับคุณในการรวมคำถามที่พบบ่อยและข้อมูลการเดินทางทั้งหมดไว้ในที่เดียวผ่านแชทบอท แอปพลิเคชั่นของทางโรงแรม หรือป้ายดิจิทัล (แท็บเล็ตหรือ IPTC) และคุณสามารถบอกลางานพิมพ์ต่างๆไปได้เลย
หากคุณต้องการทำให้คำถามที่พบบ่อยของโรงแรมเป็นแบบอัตโนมัติ เราขอแนะนำให้คุณมองหาโซลูชันที่จับคู่กับเทคโนโลยี AI และด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถรวบรวมการตั้งค่าของผู้ใช้และกำหนดกลุ่มเป้าหมายข้อเสนอหรือโปรโมชั่นตามความชื่นชอบของผู้เข้าพักของคุณได้ เพื่อส่งเสริมประสบการณ์ที่เป็นส่วน
4. สร้างประสบการณ์การจองที่ราบรื่น
ในฐานะผู้ประกอบการโรงแรม คุณควรทำให้แน่ใจว่ากระบวนการจองนั้นจะราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการจองออนไลน์ของคุณใช้งานง่าย และให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการจองและการยกเลิก ในรูปแบบของการส่งอีเมลอัตโนมัติ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้เข้าพักของคุณมีเหตุผลมากขึ้นในการโทรหาแผนกต้อนรับ
แม้แต่ปัญหาเพียงเล็กน้อยในการชำระเงินก็อาจทำให้การตัดสินใจจองห้องพักของลูกค้าหยุดชะงักได้ คุณจะต้องทำให้กระบวนการจองส่วนนี้ราบรื่นเป็นพิเศษ ซึ่งหมายถึงการมีคำแนะนำที่ชัดเจนมาก รวมถึงการขยายการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและเงินสดตามปกติไปยังตัวเลือกดิจิทัล เช่น Google Wallet, Apple Pay หรือ Samsung Pay กลยุทธ์นี้สามารถใช้เพื่อกระตุ้นการจองโดยตรงมากขึ้น เช่น การเสนอการชำระเงินผ่านมือถือโดยเฉพาะสำหรับการจองบนเว็บไซต์ของคุณ
5. ทำให้กระบวนการเช็คอินและเช็คเอาท์เป็นระบบอัตโนมัติ
ระบบเช็คอินอัตโนมัติไม่ใช่เรื่องของอนาคตอีกต่อไป แต่เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมในปัจจุบัน การเช็คอินด้วยตนเองช่วยให้ผู้เข้าพักของคุณไม่ต้องต่อคิวในล็อบบี้ และช่วยให้พวกเขารู้สึกมีอิสระ ในขณะเดียวกันก็ช่วยลดภาระให้กับแผนกต้อนรับของคุณ
คุณสามารถเช็คอินอัตโนมัติด้วยตู้เช็คอินด้วยตนเอง หรือก้าวไปอีกขั้นด้วยบริการเช็คอินผ่านมือถือผ่านกุญแจห้องดิจิทัล หมายความว่าผู้เข้าพักของคุณสามารถตรงไปที่ห้องได้โดยไม่ต้องหยุดที่แผนกต้อนรับ
ผ่านการเช็คอินผ่านมือถือ ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เข้าพักจะซิงค์เข้ากับระบบหลักของคุณโดยอัตโนมัติ รวมถึงการซื้อเพิ่มเติมหรือการอัปเกรด คุณจะขจัดงานที่ตึงเครียด เช่น การเช็คบิลที่พนักงานต้อนรับ และช่วยให้ทีมของคุณทำงานลุล่วงได้มากยิ่งขึ้น
6. ซิงโครไนซ์เครื่องมือของคุณเข้ากับระบบนิเวศที่คล่องตัว
ระบบภายในแบบครบวงจรคือจอกศักดิ์สิทธิ์สำหรับการดำเนินงานโรงแรมที่ราบรื่น ในฐานะผู้นำในอุตสาหกรรม คุณจะต้องการสร้างชุดเครื่องมือเทคโนโลยีของโรงแรมด้วยแนวคิดที่คิดล่วงหน้าและเลือกใช้โซลูชันที่มีความยืดหยุ่นที่ซิงค์กับระบบและกระบวนการที่มีอยู่ของคุณ
การสร้างขึ้นเพื่อผสานรวมระบบของคุณโดยสมบูรณ์ จะช่วยแบ่งเบาภาระพนักงานของคุณทีละน้อย โดยทำให้งานง่ายๆซ้ำๆเป็นแบบอัตโนมัติ ลดเวลาที่ใช้และค่าใช้จ่ายในการจัดการบริการลง และทำให้การสื่อสารระหว่างแผนกราบรื่นยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของกลยุทธ์นี้มีมากกว่าแค่การลดการโทรเข้าที่แผนกต้อนรับ ซึ่งจะนำไปสู่ความพึงพอใจโดยรวมของพนักงานและขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่น คุณจึงมีพื้นที่สำหรับการให้บริการที่อบอุ่นและเป็นส่วนตัว ซึ่งจะส่งเสริมให้การต้อนรับขับสู้ของพนักงานของคุณเปล่งประกายที่สุด
AVA สามารถช่วยลดการโทรเข้าที่แผนกต้อนรับได้อย่างไร
การจัดการและแจกแจงงานรูมเซอร์วิสในที่เดียว
AVA ช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถสั่งรูมเซอร์วิสได้ด้วยตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องโทรหาแผนกต้อนรับ พนักงานของคุณจะได้รับคำขอนั้นๆ ผ่านการแจกแจงงานไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องต่างๆด้วยระบบจัดการงานของ AVA โดยที่ AVA ยังรวมเข้ากับแอพส่งข้อความของทีมคุณ (Telegram, WhatsApp, LINE และอีกมากมาย!) เพื่อให้เจ้าหน้าที่ภาคสนามของคุณสามารถจัดการงานต่างๆ ได้ในทุกที่ทุกเวลา
รวบรวมคำถามและฟีดแบคของผู้เข้าพัก
ผ่านคำสั่งเสียง ผู้เข้าพักสามารถถามคำถาม ฝากข้อความ และให้ฟีดแบคโดยตรงผ่าน AVA จากนั้นคำถามทั้งหมดจะถูกป้อนเข้าสู่แพลตฟอร์มการจัดการงานของ AVA หรือซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ของโรงแรมของคุณ สิ่งนี้จะสร้างฐานข้อมูลที่รวบรวมคำถามและคำขอทั้งหมดจากผู้เข้าพักเพื่อให้ทีมของคุณสามารถจัดการได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ AVA ยังใช้ AI เพื่อวิเคราะห์และขับเคลื่อนความต้องการทางธุรกิจของคุณด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้เข้าพัก
รวมข้อมูลของโรงแรมและคำถามที่พบบ่อยไว้ในที่เดียว
AVA รวมระบบดิจิทัลแบบสัมผัสหน้าจอเข้ากับระบบผู้ช่วยเสียง ซึ่งหมายความว่าผู้ประกอบการโรงแรมจะสามารถอัปโหลดข้อมูลต่างๆที่พวกเขาต้องการบนอุปกรณ์ได้ จากนั้นผู้เข้าพักจะสามารถสำรวจสิ่งอำนวยความสะดวกของโรงแรม ถามถึงแหล่งท่องเที่ยวบริเวณใกล้เคียง หรือแม้แต่การจองร้านอาหารและสถานที่ที่ต้องการได้ คำถามและคำขอทั้งหมดจะถูกส่งตรงไปยังระบบ (Customer relationship management, CRM) ของคุณ เพื่อให้คุณรู้จักผู้เข้าพักของคุณในระดับที่ลึกมากขึ้น
AVA เป็นโทรศัพท์ภายในห้องพัก
AVA ทำงานเหมือนโทรศัพท์ในห้องพัก เพื่อให้ผู้เข้าพักสามารถติดต่อกับพนักงานโรงแรมได้ ผู้เข้าพักสามารถโทรหาแผนกต้อนรับผ่าน AVA และพนักงานของคุณจะได้รับสายที่เคาน์เตอร์หรือทางโทรศัพท์ ซึ่งช่วยให้สามารถรับสายได้แม้ในขณะกำลังเดินทาง
และหากคุณต้องการก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถบันทึกและดึงข้อมูลจากการโทรทั้งหมดของคุณด้วยระบบข่าวกรองการโทรใหม่ของเรา Vocol
สรุป
การลดสายที่โทรเข้าสู่แผนกต้อนรับลงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมงานของโรงแรม เพื่อรักษาคุณภาพการบริการที่ยอดเยี่ยม การปรับปรุงการจัดการงาน การให้บริการรูมเซอร์วิส และช่องทางการส่งฟีดแบค ตลอดจนการจัดการคำถามที่พบบ่อยผ่านระบบอัตโนมัติ กระบวนการจอง การเช็คอิน/เช็คเอาต์ และการซิงโครไนซ์เครื่องมือของคุณ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้คุณสามารถลดสายโทรเข้าที่แผนกต้อนรับและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานได้
ซึ่งหมายถึงพนักงานที่มีความสุขมากขึ้น มีประสิทธิผลมากขึ้น และมีคุณภาพการบริการที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งทั้งสามอย่างนี้มีส่วนช่วยให้โรงแรมของคุณประสบความสำเร็จ
ด้วย Aiello Voice Assistant (AVA) พาร์ทเนอร์โรงแรมของเรา เช่น InterContinental Kaohsiung สามารถลดสายโทรเข้าที่แผนกต้อนรับและให้บริการรูมเซอร์วิสโดยอัตโนมัติในขณะที่รักษาต้นทุนที่ต่ำเอาไว้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีของเรา ว่าสามารถช่วยให้โรงแรมของคุณเติบโตได้อย่างไร และนัดหมายทดลองใช้กับทีมของเราได้แล้ววันนี้
อ่านเพิ่มเติม
สั่งจองเพื่อทดลองใช้ฟรี ↓
สั่งจองเพื่อทดลองใช้ฟรี ถ้าคุณสนใจใน AI ของเรา สามารถติดต่อและทดลองฟรีได้แล้ววันนี้!
