Nicole LinMarketing Editor
現在許多飯店經營者都在思考如何減少前臺接到的電話，尤其是現在正值旺季，旅客的數量正在恢復到疫情前的水平，但是飯店的人員配置還是相當不足。
你的團隊不能只回答重要的問題而忽略其他問題，你也不能完全忽略並停止回答顧客們的問題。
作為飯店行業的領導者，你的目標是超越顧客的期望，當你的前臺人員因詢問電話過多而不堪重負時，你的服務品質就會受到影響，此外，你的飯店也容易受到負評，而且你的員工壓力也會很大。
解決前台電話過的問題，可以讓你的員工更加方便，防止過勞，讓你的團隊專注於提供更高品質的服務。
以下是在資源有限的情況下最大幅度地減少前臺電話的方法
本文閱讀重點：
1. 提高任務管理和客房服務交付的效率
顧客打電話到前台的一個常見原因是要求客房服務、升等或詢問額外設施。如果顧客無法聯繫到前台，那麼每一次想繼續訂購客房服務或預訂下午茶時，都代表著你將會失去額外的收入。
有一個解決方案可以讓顧客自己進行購買，將減少電話的數量，並為你帶來更多附加收入的機會。智能助理、平板電腦、手機 APP 和 IPTV 解決方案可以讓顧客在房間裡享有自動化的客房服務。
選擇一個解決方案，讓你的團隊可以接收、組織和分配客房服務任務到相應的部門，以便他們可以更有效率地完成工作。
2. 讓顧客更輕鬆的提供反饋
如果在入住期間出了什麼問題，或者有什麼東西不能正常運作，顧客會感到煩惱，特別是當他們需要等待，卻無法表達自己的問題時。
你應該讓顧客能夠與飯店工作人員有效地溝通，而不需要致電前台。建立明確的滿意度調查，讓顧客可以發送數位化的反饋表格，並在一個集中的地方管理反饋，包括投訴，這對於避免不必要的前台電話來說是非常重要的一步。此外，將顧客反饋集中在一個平台上，可以清晰地了解什麼地方需加強、改進，以提高顧客滿意度。
總之，當客人有任何想法時，他們希望自己的意見和疑問能夠被聽到，因此讓客人的評論和查詢得到及時回應是很重要的。
3. 自動化回答常見問題，導入飯店的數位化訊息
無論是在顧客入住前還是入住期間，顧客往往會打電話給前台詢問有關飯店設施、旅遊資訊或交通等問題。
如果這種情況經常發生，代表這些訊息可以透過某種方式整理和傳送給顧客，讓他們容易找到這些資訊，使他們不再打電話給前台。這是一個很好的方法，讓您透過聊天機器人、飯店 APP 或數位標示（平板電腦或IPTC）將所有常見問題和旅遊資訊整合在一個地方，也有效地減少印刷的工作。
如果您想進一步利用自動化飯店常見問題，可以尋找一個與 AI 技術相結合的解決方案。這樣您將能夠收集用戶數據並根據顧客的喜好訂製屬於他們的產品，從而營造個性化的體驗。
4. 讓預訂變得更順暢、方便
作為飯店業者，您的目標是確保最流暢的預訂過程。
確保您的在線預訂系統可以簡易的使用，並提供有關預訂變更和取消的訊息，以自動電子郵件的方式，讓您的顧客沒有更多打電話給前台的理由。
即使在支付環節有輕微的困難，也可能影響顧客預訂房間的決定。您需要讓預訂過程非常順暢，代表你需要提供非常清晰的說明，並將常用信用卡和現金支付擴展到像Google Wallet、Apple Pay或Samsung Pay這樣的支付選項。這種策略也可以用來驅動更多再次預訂，例如透過您的網站上進行的預訂，並且提供手機支付達到最高的效益。
5. 自動化辦理入住和退房手續
入住自動化已不再是未來的事物，而是現今產業的標準。自助入住系統讓您的顧客免於在大廳排隊等候，同時加快您前台的服務速度。
您可以透過自助入住系統實現入住自動化，或者更進一步提供手機入住和數位房間鑰匙，這代表您的顧客可以直接去他們入住的房間，而不必在前台停留。
透過手機入住，顧客的個人訊息將自動同步到您的主系統中，包括他們的額外消費或升等。您將從前台業務中排除繁雜的任務工作，如帳單結算，讓您的團隊能夠完成更多的工作。
6. 把你的工具整合到一個系統中
為了使飯店運營更加流暢，完全整合的內部系統是終極目標。身為行業的領導者，您應該具備前瞻性思維來構建適合飯店的技術工具組合，並選擇能與現有系統和流程協同工作的流暢解決方案。
逐步實現系統完全整合能夠自動化繁瑣的任務，降低服務處理時間和成本，並加強部門間的溝通，從而減輕工作人員的負擔。
這種策略的好處不僅僅在於減少前台的電話，它還會帶來整體員工滿意度和最順暢的工作流程，這樣您就能為您的團隊提供個性化的服務，展現最好的服務品質。
小美犀如何幫助飯店減少前台電話
整合管理和分派客房服務任務
小美犀讓顧客不需要打電話至前台便可訂購客房服務。您的工作人員可以透過小美犀任務管理系統接收任務並將工作分派給相對應的部門。此外，小美犀還可以與您團隊習慣使用或喜愛的的通訊軟體（如 Telegram、WhatsApp、LINE 等）整合，讓您的外勤人員隨時隨地可以管理任務。
收集顧客問題和反饋
透過語音指令，顧客可以直接向 小美犀提問、留言和提供意見。所有疑問都將匯入小美犀的任務管理平台或您飯店的現有軟體中。這將建立一個整合化的資料庫，收集所有顧客的疑問，讓您的團隊能逐一處理。此外，小美犀運用 AI 技術分析並利用有關顧客行為的數據來推動您的業務。
整合飯店資訊和常見問題
小美犀將觸控式螢幕與語音助理相結合，代表飯店業者可以在此設備上上傳他們的獨家資訊，顧客便可從中瀏覽飯店設施、詢問附近旅遊資訊建議，甚至為他們想去的餐廳和地點預訂，所有查詢都直接進入您的 CRM 系統，讓您更深入了解您的顧客。
小美犀也是客房內的電話
小美犀就像客房內的電話，讓顧客可以輕鬆地與飯店工作人員取得聯繫。顧客們可以透過小美犀撥打至前台，而您的工作人員可以在櫃檯或他們的手機上接聽電話，這讓他們即便在工作時也能接聽電話。
如果您想再更進一步，您可以使用我們全新的通話智能系統 Vocol，記錄並提取所有通話中的數據。
結論
為了保持良好的服務品質，減少前台電話量對飯店團隊來說非常重要。透過簡化任務管理、客房送餐、滿意度調查、自動化常見問題、預訂流程、入住和退房，還有同步各種工具，您可以減少前台電話並提高員工滿意度。
這也表示您的員工將會更有效率，服務品質也會更好，這兩者都有助於飯店的成功。
舉例來說，利用小美犀，像是高雄洲際酒店已經成功地減少了前台的電話量，同時在保持低成本的情況下實現了自動化的客房送餐任務。
您還在等什麼？趕緊了解我們的技術如何幫助您的飯店吧！！
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