"Aiello ใช้เทคโนโลยีเสียง AI เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าเราได้แบบเรียลไทม์ สามารถส่งต่อคำขอจากลูกค้าไปยังระบบงานภายในได้โดยอัตโนมัติ และยิ่งระบบยังเชื่อมกับ Opera PMS เราจึงไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม ช่วยให้ทำงานง่ายและสะดวกขึ้นเยอะเลยค่ะ"  

 
— ผู้จัดการทั่วไป Rebecca Lee  

‍

ความต้องการลูกค้าเปลี่ยนไป การจัดการแบบเดิมเริ่มเอาไม่อยู่

โรงแรม Silks Place Tainan เป็นโรงแรมฟูลเซอร์วิสขนาด 255 ห้อง ตั้งอยู่ที่เมืองไถหนาน ทางภาคใต้ของไต้หวัน ที่เน้นต้อนรับทั้งนักท่องเที่ยวที่มองหาประสบการณ์ทางวัฒนธรรม และนักธุรกิจที่ต้องการเข้าพักอย่างราบรื่นระหว่างการติดต่อธุรกิจ

‍

โรงแรมแห่งนี้ผสมผสานบรรยากาศทันสมัยเข้ากับกลิ่นอายแบบไต้หวันดั้งเดิม จนสร้างชื่อเสียงที่มั่นคงขึ้นมาได้ แต่การบริหารโรงแรมขนาดใหญ่อย่างนี้ ตั้งแต่งานแม่บ้าน แผนกต้อนรับ งานวิศวกรรม ไปจนถึงการบริการผู้เข้าพัก ต้องอาศัยการทำงานร่วมกันอย่างจริงจัง

‍

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา โรงแรมได้ใช้โซลูชันเดิมที่เคยใช้ในการบริหารมาตลอด และพบว่าภายหลังมาเริ่มไม่สามารถรองรับความต้องการที่เพิ่มมากขึ้นได้ จึงกลายเป็นจุดเริ่มต้นในการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานหลังบ้านครั้งสำคัญ

ตอนใช้ระบบเก่า ต้องเปลี่ยนผ้าปูเตียงและส่งแชตรัวจนมือพัน

ลองนึกภาพตาม พนักงานคนเดียวต้องคอยสลับใช้ระหว่างกลุ่มไลน์ โทรศัพท์ และวิทยุสื่อสารไปมา เพียงเพื่อให้งานเดินต่อไปได้ ทั้งยังต้องอัปเดตทุกอย่างผ่าน Google Sheets ด้วยตนเองซึ่งใช้เวลานาน จนสุดท้ายก็ยอมแพ้เลิกใช้ไป คำถามคือแล้วใครจะตามอัปเดตข้อมูลได้

‍

ผลที่ตามมาคือสถานะห้องพักตกหล่นบ่อยครั้ง หัวหน้างานต้องรับบทนักสืบคอยตามดูความคืบหน้า และเมื่อมีพนักงานต่างชาติเข้ามาเสริม ทีมก็ยิ่งติดขัดเพราะเรื่องข้อจำกัดทางภาษา โดยเฉพาะช่วงเวลาเช็กเอาต์ที่ถือเป็นบททดสอบหิน ผู้เข้าพักยืนรอหน้าหงิก ในขณะที่พนักงานกำลังแข่งกับเวลาเพื่อวิ่งตรวจสอบห้องให้ทัน มันไม่ใช่ภาพที่น่าดูสักเท่าไรเลย

‍

‍

‍

ดาวน์โหลดสมุดปกขาว เข้าใจโซลูชันประสานงานระหว่างทีม

ต้อนรับโซลูชันที่สมาร์ตกว่าจาก Aiello

และนี่คือช่วงเวลาที่ Aiello Task Management System Pro (TMS Pro) เข้ามามีบทบาทสำคัญ เมื่อเชื่อมต่อเข้ากับ Opera PMS โดยตรงก็สามารถดึงข้อมูลทุกแผนกมารวมไว้ในจอเดียวได้ มองเห็นสถานะห้องพักได้แบบเรียลไทม์ งานทำความสะอาดห้องพักถูกแบ่งเป็น 6 ขั้นตอนชัดเจน และแต่ละขั้นตอนจะส่งต่องานไปยังแผนกที่รับผิดชอบเพื่อตรวจสอบโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องตามหาว่าใครจะต้องมาคอนเฟิร์มอีกต่อไป คำของานซ่อมบำรุงหรือเซอร์วิสจากผู้เข้าพักก็จะวิ่งตรงไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องทันที ช่วยลดเวลาการสื่อสารและความซับซ้อนในการส่งต่องานแบบเดิม

‍

แผนกแม่บ้านสามารถมอบหมายและติดตามความคืบหน้าของงานได้จากแดชบอร์ดเดียว ฝ่ายวิศวกรรมก็ได้รับแจ้งเตือนงานซ่อมบำรุงทันทีที่ผู้เข้าพักร้องของานจึงไม่ตกหล่น ถ้าลูกค้ามีคำขออื่น ๆ ผู้ช่วย AI ระบบเสียง (Aiello Voice Assistant หรือ AVA) ก็ช่วยจัดการได้รวดเร็วไม่ซับซ้อน การเช็กเอาต์ก็กลายเป็นเรื่องสมูท ผู้เข้าพักเดินทางกลับด้วยรอยยิ้มประทับใจ พนักงานก็ได้หายใจทั่วท้องเพราะไม่ต้องวุ่นวายหัวหมุนแบบเดิม

‍

ผลลัพธ์คือสิ่งที่พิสูจน์ตัวเองได้ดีที่สุด

เพียง 3 เดือนหลังจากเริ่มใช้ Aiello Task Management Pro โรงแรมใจกลางเมืองที่มีห้องพัก 255 ห้องแห่งนี้ก็เห็นการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน โดยโรงแรมมีอัตราคอนเฟิร์มงานผ่านระบบ 99% ซึ่งหมายความว่าทั้งคำขอจากผู้เข้าพักและงานภายในถูกจัดการได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

‍

ด้วยความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์ม โรงแรมสามารถตั้งค่างานเฉพาะได้เอง เช่น งานซ่อมบำรุง F&B งานจัดเลี้ยง งานเช็กเอาต์ งานห้องเลอะที่มีผู้เข้าพัก (OD) หรือห้องสะอาดที่มีผู้เข้าพัก (OC) รวมถึงการจัดการคำสั่งโยกย้ายพนักงานจากฝ่าย HR ที่สามารถส่งคำขอกำลังเสริมสำหรับงานอีเวนต์ไปถึงพนักงานทุกคน เพื่อให้ผู้ที่มีสถานะพร้อมสามารถเข้าร่วมงานได้ง่าย ๆ

‍

นอกจากงานเฉพาะทางเหล่านี้แล้ว แพลตฟอร์มยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารได้อีก งานที่เคยใช้เวลาโต้ตอบไปมาราว 5–10 นาที ก็ลดเหลือเพียง 30 วินาที ซึ่งเท่ากับลดเวลาการประสานงานได้กว่า 80% โดยหัวหน้างานยังสามารถกดสร้างรายงานการดำเนินการโดยละเอียดได้ภายใน 2 นาที ได้เป็นข้อมูลเชิงลึกเพื่อนำไปพัฒนาการดำเนินงานต่อไป

‍

ซ่อมบำรุง จัดส่ง และทำความสะอาด ระบบอัตโนมัติที่โรงแรมเลือกใช้มากที่สุด

ในส่วนสุดท้ายนี้ เรามาดูกันว่าฟีเจอร์เด่นที่ทำให้หลากหลายโรงแรมชั้นนำเลือกใช้ Aiello TMS Pro มีอะไรบ้าง

ข้อมูลจากโรงแรมกว่า 50 แห่งระบุว่าฟีเจอร์อัตโนมัติที่ถูกเลือกใช้งานมากที่สุดคือ งานซ่อมบำรุง งานจัดส่ง และงานทำความสะอาด โดยโรงแรมกว่า 75% เลือกใช้งานระบบอัตโนมัติเพื่อจัดการงานซ่อมบำรุง อีก 69% ใช้สำหรับงานจัดส่ง และ 44% สำหรับงานทำความสะอาด รวมถึงงานเฉพาะอย่างเช่น งานห้องเลอะที่มีผู้เข้าพัก (OD) และห้องสะอาดที่มีผู้เข้าพัก (OC)

ผลลัพธ์เหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่าฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้งานโรงแรมราบรื่นขึ้น และสร้างความพึงพอใจให้กับผู้เข้าพักมากขึ้น จนได้กลายเป็นเครื่องมือหลักของการบริหารจัดการงานภายในของโรงแรมเหล่านี้

โรงแรมของคุณพร้อมจะเห็นผลลัพธ์ใน 3 เดือนแล้วใช่ไหม

‍